Streitfall Mailbox

MailboxDr. Datenschutz berichtet aus der Praxis

die Beschwerden:

Probleme rund um das Thema Email treten häufig auf. Da werden Mails von Personen gelesen, die das nach Meinung der Adressaten sicher nichts angeht. Da werden Mails automatisch weitergeleitet, ohne dass die eigentlichen Adressaten davon etwas wissen. Da werden Spams zum Anlass für Kritik an den ArbeitnehmerInnen.

das Symptomatische:

Der elektronische Briefverkehr bietet rein optisch weniger (Sicht-) Schutz für das Briefgeheimnis als der konventionelle Briefverkehr. Aus der Betreffzeile ist der Inhalt bereits grob ersichtlich. Die E-Mail ähnelt eher der Postkarte.

die Behandlung:

Um den Umgang mit Emails im Betrieb verbindlich zu regeln, empfiehlt Dr. Datenschutz das altbewährte „Heilmittel Betriebsvereinbarung„. Muster-Betriebsvereinbarungen und eine Beratung, die auf die betrieblichen Besonderheiten Rücksicht nimmt, bietet die GPA-djp.

„Wende dich vertrauensvoll an deineN betriebsbetreuendeN GewerkschaftssekretärIn. Er/sie kann dich zu Risiken und Nebenwirkungen informieren.“

Bei der Einnahme des Medikaments kommt es allerdings – wie so häufig in der Medizin – auf die Dosis an. Übertrieben kontrollierende Regelungen in der Betriebsvereinbarung sind kontraproduktiv. Folgende Regelungen sind dem Klima im Betrieb wenig zuträglich: eine Betriebsvereinbarung, die festlegt, wieviele Mails pro Tag versendet werden dürfen. Eine Regelung, die angibt, welche Größe erhaltene Mails haben dürfen, und größere Mails automatisch löscht. Warum bringt das nichts? MitarbeiterInnen können nicht beeinflussen, welche Mails sie erhalten. Die Handhabung der Mails sollte keinen zusätzlich Aufwand seitens der ArbeitnehmerInnen erfordern (z.B. indem Mails abgezählt werden). Mails sollten nicht gelöscht werden, ohne den AdressatInnen vorher Gelegeneheit zur Reklamation zu geben.

Dr. Datenschutz konnte jedoch beobachten, dass sich folgende Regelungen positiv auf das Betriebsklima auswirken:

  • Wenn MitarbeiterInnen ihren Mailaccount selber verwalten und selbst entscheiden können, wer Zutritt zu ihren Mails haben darf.
  •  Wenn es in der Email-Archivierung einen Ordner gibt, der „Privat“ heißt und auch privat ist.
  • Es wird ein der Funktion im Betrieb entsprechend großer Speicherplatz zur Verfügung gestellt, der nicht überschritten werden darf, und solange sich die MitarbeiterInnen in diesem Rahmen bewegen, gibt es keine Probleme.
  • Bei missbräuchlicher Verwendung oder einem begründeten Verdacht darauf, werden Regeln festgelegt, wie damit umzugehen ist. Wichtige Punkte dabei sind.
  • Protokollieren des Verdachtsmoments,
  • Beisein des Betriebsrates bei Einsichtnahme,
  • klare Sanktionen für alle Ebenen, wenn tatsächlich missbräuchliche Verwendnung festgestellt werden kann.

Dr. Datenschutz hofft, dass damit der weiteren Ausbreitung des „ich-habe-nichts-zu-verbergen- und-deshalb-dürfen-alle-alles-Virus“ vorgebeugt werden kann und wünscht gute Genesung.

One Response to Streitfall Mailbox

  1. Pingback: » Wochenüberblick Betriebsrat der Wüstenrot Versicherungs AG

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

68 + = 70